Online, 1,5 meter of hybride events. Welke optie kies jij?

Fleur Oude Voshaar

Door Covid-19 blijft de komende periode voor event professionals uitdagend. Voor elk event moet afzonderlijk bepaald worden wat de beste vorm is. Ga je voor een real-life, 1,5 meter event ? Of kies je voor een (veilige en schaalbare) online variant? Een derde optie is de hybride variant – een combinatie tussen online en offline. Wij bespreken de 3 verschillende varianten en de belangrijkste overwegingen.


Online events

Online events zijn het afgelopen half jaar snel populair geworden. Logisch, want tijdens de lockdown was dit de enige mogelijkheid om groepen mensen bij elkaar te brengen. Net als veel organisaties hebben wij geëxperimenteerd met online events. Dit zijn onze belangrijkste learnings.

1. Online events zijn een vak apart
Organiseer je een online event? Dan ben je eigenlijk televisie aan het maken. Waarschijnlijk voel jij je als event pro als een vis in het water als het gaat over catering, draaiboeken en geschikte zalen, terwijl je nu ineens te maken krijgt met studiosettings, livestream software en encoders. Overweeg daarom of het slim is om voor belangrijke events een professionele livestreampartner in de arm te nemen die mee kan denken over formats en regie.

2. Online programma’s zijn anders dan real-life programma’s
Een online programma is over het algemeen korter en compacter dan het programma van een real-life event. De kijker verwacht snelheid en hapklare informatie. Je wilt je publiek blijven boeien, want als men wordt afgeleid is de kans op afhaken groot. Mik voor een online programma op een maximale duur van ongeveer 60 minuten, zo mogelijk opgedeeld in korte ‘topics’ van 15-20 minuten.

3. Interactie is key
Interactie is bij online events onmisbaar. Online kijkers willen meedoen en vragen kunnen stellen. Onderzoek daarom de mogelijkheden voor publieksinteractie zoals polls, chats of quizzes om de kijkers bij het programma te betrekken. Er zijn heel veel verschillende tools die je gemakkelijk kunt inzetten voor jouw event, bijvoorbeeld Sendsteps, Kahoot of Mentimeter.

4. De (software) keuze is reuze
De mogelijkheden voor livestreamsoftware variëren van volledig Do-it-Yourself (met bijvoorbeeld Youtube livestream of Zoom) tot een volledig verzorgde livestream door een externe partner. Jouw format en setting bepalen welk ‘niveau’ voor jou geschikt is. Doe je het zelf? Zorg dan in elk geval voor een goede camera en microfoon, en besteed aandacht aan het licht.

5. Online content is breed inzetbaar
Het opnemen van jouw livestream zorgt voor een hele lading online content, waar je heel lang plezier van kunt hebben. Gebruik quotes of snippets (kleine stukjes) uit de video voor op je sociale kanalen, of bied de hele opname in zijn geheel aan je doelgroep aan. Als je zorgt voor hoge kwaliteit geluid, dan kun je ook vrij eenvoudig een podcast maken.

Ga je zelf online events organiseren? Gebruik dan onze handige checklist! 

Download de checklist

Veilige 1,5 meter events

De 1,5 meter regel zorgt voor een heel andere dynamiek op events. Veel minder mensen op een veel grotere oppervlakte. Ook ben je als event manager ineens bezig met zaken die voorheen allemaal vanzelf gingen, zoals crowd control en hygiënemaatregelen. Met de volgende 5 stappen leg je de basis voor een veilig 1,5m event:

1. Zet het registratieformulier slim in
Het registratieformulier voor jouw event is belangrijker dan ooit. Je wilt weten wie er komt en je wilt grip houden op het maximum aantal deelnemers. Ook heb je te maken met triage: de verplichte gezondheidscheck. Ten slotte is het slim om een reservelijst open te zetten, zodat je lege plekken kunt aanvullen om de ruimte optimaal te benutten.

2. Spreid de aankomsttijden
Om lange wachtrijen te voorkomen, is het slim om de inloop van de deelnemers te verdelen over verschillende aankomsttijden. Laat de deelnemers zelf kiezen in welk tijdslot ze willen aankomen en leg uit waarom het belangrijk is dat ze zich aan de tijd houden. Houd ook in het achterhoofd dat de bezoekersstroom niet ophoudt na de ingang, maar zorg ook voor voldoende personeel bij bijvoorbeeld de garderobe.

3. Maak de check-in volledig contactloos
Het is belangrijk om de deelnemers in- en uit te checken, zodat je precies weet wie er binnen is (geweest). Ga op zoek naar mogelijkheden om je bezoekers zichzelf (contactloos) te laten inchecken, door de code op de e-ticket te scannen met een tablet. Door de deelnemers zelf hun badge te laten pakken en direct een label te printen dat zij zelf op de badge kunnen plakken, is tussenkomst van een host(ess) helemaal niet meer nodig!

4. Communiceer duidelijk over de voorschriften
Laat je bezoekers duidelijk weten hoe jij als organisatie bijdraagt aan een veilig event. Dit kun je doen op de locatie zelf, maar ook vooraf op bijvoorbeeld de event website. Plaats ‘spelregels’ en plattegronden van de locatie en geef ook duidelijk aan wat je van de bezoeker verwacht. Het Event Platform raadt zelfs aan om een Chief Corona Officer aan te wijzen, die helpt bij vragen en bij het waarborgen van de veiligheid.

_60A5861

5. Zorg voor éénrichtingsverkeer in de locatie
Door overal in de locatie te zorgen voor eenrichtingsverkeer, minimaliseer je de kans op verwarring en opstoppingen. Denk goed na over de route die je bezoekers moeten lopen en zorg voor duidelijke aanduidingen. Besteed hierbij extra aandacht aan drukke punten, zoals trappen en toiletten.

Meer lezen over de route naar veilige 1,5m events?  

Download de infographic

Hybride events

Om de hogere kosten te spreiden over een groter publiek kan het interessant zijn om jouw real-life event ook aan te bieden aan een online publiek. Maar let op: deze hybride variant lijkt eenvoudiger dan hij is. Als je het goed aan wilt pakken, moet je verder denken dan een integrale online uitzending van je offline event. Sta in ieder geval stil bij de volgende zaken:

1. Tempo
Live events hebben een ander tempo, met meer tijd voor introductie en pauzes. Denk dus van tevoren goed na over welke delen je online wilt uitzenden en welke niet. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de (lange) offline introductie met een welkomstwoord en veel zaalapplaus te skippen en de online presentator een korte introductie te laten doen. Onthoud: wanneer een online kijker ‘wegklikt’, is de kans dat hij nog terugkomt minimaal.

2. Format
Een online programma gaat verder dan het plaatsen van een camera achter in de zaal. Voor een boeiende online beleving zijn meerdere camera’s daarom eigenlijk onmisbaar. Dit heeft een directe impact op de techniek (licht, geluid en beeld) en vraagt om professionele regie. Dit is de enige manier om de online kijkers te blijven boeien.

3. Netwerken
Netwerken is voor veel deelnemers één van de doorslaggevende redenen om een event bij te wonen. Bij de online variant verdwijnt dit belangrijke aspect al gauw naar de achtergrond. Er is immers geen borrel of pauze waar deelnemers elkaar automatisch ontmoeten. Toch is het mogelijk om de deelnemers ook online met elkaar in contact te brengen. Denk aan online break-outs, waarbij je de deelnemers indeelt op basis van achtergrond of interesse en het delen van een gastenlijst voor laagdrempelig contact.

4. Interactie
De ervaring leert dat deelnemers bij real-life events veel meer gewend zijn om ‘passief’ te luisteren, terwijl ze online verwachten actief mee te kunnen doen. Denk daarom goed na over hoe je deze twee werelden kunt combineren. Toon bijvoorbeeld de uitkomsten van een (online) poll op een groot scherm en toets de uitkomst met de zaal of andersom. Of vraag de deelnemers in de zaal om via hun smartphone vragen te stellen aan de sprekers of de online kijkers.

5. Programma
Het komt er eigenlijk op neer dat je voor het organiseren van een hybride event twee afzonderlijke programma’s moet samenstellen: een online en een offline programma. Uiteraard kun je sommige elementen in beide programma’s laten terugkomen, bijvoorbeeld een keynote spreker of een video die getoond wordt, maar houd er rekening mee dat de beleving voor beide onderdelen heel anders is.

Deel dit artikel:

Vraag een demo aan

In een demo van 30 minuten laten we je zien hoe jij jouw events naar een hoger niveau tilt met Momice.