Eventmanagers over Momice Check-in: hier scoor je punten mee!

"Het lijkt bijna té makkelijk". Dat zegt één van de 3 eventmanagers (Judith | NEN, Cindy | SER en Mirjam NBTC) die we interviewden over het gebruik van Momice Check-in & Badges. Alle drie zijn ze het erover eens: we willen nooit meer iets anders! Lees hier over hun ervaringen met de on-site registratie-oplossing van Momice. 

Wil jij ook soepel gasten inchecken & badges printen zonder dure apparatuur?

Zo ging het eerst: vooraf gedrukte badges, op alfabetische volgorde, veel waste 

Judith: "Het was altijd gedoe. We leverden lijsten aan bij de drukker, maar daar stonden de late inschrijvingen niet op. Die moesten we dan bij laten maken. En de afmeldingen er weer tussenuit vissen! Ook het bijhouden van de no-show was niet accuraat, omdat sommige deelnemers hun badges na het event terug inleverden."

Cindy: "Ik werkte eerst bij RVO, daar huurden we een extern bureau in. Die budgetten hebben we niet bij de SER, dus gingen we over op vooraf printen en alles zelf in hoesjes stoppen."

Mirjam: "Same here. Ook bij ons tafels met vooraf gedrukte badges op alfabetische volgorde." 

Dit is dus allemaal verleden tijd met Momice. Hoe voelt dat? 

Mirjam: "Nou het is even wennen!" (lacht) "Zowel voor ons als voor de deelnemers. Zij zijn echt verbaasd dat het zo soepel loopt!"

Judith: "Ja, het is bijna té makkelijk!" 

Cindy: "Het was wel spannend, omdat je toch bang bent dat er iets mis gaat. Maar de Momice video's lieten zien dat het écht zo eenvoudig was."

Als je twijfelt, moet je mij maar bellen of komen kijken! 

 Judith Tolsma - NEN

Wat zijn de grote voordelen?

Mirjam
Gemak: Het gaat supersnel en snel makkelijk, bijna als lopende band.
Beleving: Je scoort punten op het event door het zo makkelijk te laten verlopen. Een magisch moment! Het maakt de gasten heel vrolijk. 
Professioneel: Past goed bij ons als organisatie, bij wat we willen uitstralen. 

Judith 
Snelheid: Mensen hoeven nauwelijks te wachten.
Inzicht: Je ziet direct wie er aanwezig is en wie er nog moet komen (non-show).
Duurzaam: Je gooit niet onnodig badges weg. 
Contact: Wij gebruiken het incheckmoment als contactmoment. We zoeken de naam op en kunnen ze op deze manier persoonlijk welkom heten. Dat werkt superfijn!

Cindy
Snel: Veel minder tijd kwijt vooraf en tijdens de bijeenkomst. 
Inzicht: Direct inzichtelijk wie er al wel is en wie niet. 
Professioneel: De hostessen zijn aan het shinen, het komt heel professioneel over!
Duurzaam: Geen plastic hoesjes en geen waste. 
Gemak: We hoeven niet de namen te vragen, omdat ze e-ticket geven. 
 

Wat raad je andere eventprofessionals aan?

Cindy: "Spring in het diepe, het heeft alleen maar voordelen! Zorg wel voor een back-up plan, dan sta je er wat zekerder in, ook al is het echt niet nodig!"

Judith: "Ja wij hadden ook een back-up plan, en het hele proces van tevoren getest.  Wij hebben de apparatuur direct zelf gekocht, maar je kunt het ook een keertje huren bij Momice."

Mirjam: "Ja als je het eenmaal hebt ervaren wil je echt niet anders meer! Wij willen het nu ook bij kleinere events gaan gebruiken omdat het er zo professioneel uit ziet en bijdraagt aan de beleving. Maar ik zou het zeker een keer testen of huren om te zien hoe eenvoudig het is."

Als je het een keer ervaren hebt,
wil je echt niet anders meer!

Mirjam van Santen - NBTC

 

Hoe gaat het team ermee om?

Cindy: "Een 60-jarige collega van mij kwam op het event waarvoor ik Momice ingezet had. Zij was zo enthousiast dat ze ter plekke besloot het ook te gebruiken voor een event van 500 gasten. Dit zegt genoeg denk ik!"

Mirjam: "Mijn collega's stelden allemaal de vraag: is het echt zo makkelijk? Daarom hadden we een instructiemoment gepland op het event zelf, toen waren ze allemaal overstag. Dit enthousiasme slaat over op andere mensen en dat is fijn om te zien!" 

Judith: "Ook bij ons zijn ze heel enthousiast! We willen zelfs gaan kijken of we het kunnen inzetten voor vergaderingen en bij de receptie."

Zijn er ook nadelen?

Judith: "Wij hebben in het begin een keer meegemaakt dat de Samsung devices niet goed werkten. Dat probleem was bij Momice bekend en is nu ook opgelost. Wij gebruiken nu alleen maar iPhones, die werken perfect."

Mirjam: "Heel soms verbindt de telefoon niet meteen met de printer. Maar als je dan opnieuw verbinding maakt lukt het altijd, dus eigenlijk geen probleem." 

Cindy: "De Momice-gebruikers moeten het eerst zien en dan geloven. Ook voor hen is het spannend om volledig te vertrouwen op een stukje techniek. Alle collega’s enthousiasmeren is een uitdaging. Maar als ze het eenmaal geprobeerd hebben, zijn ze om. Het systeem zelf heeft eigenlijk geen nadelen."

Dankzij Momice konden onze secretaresses 'shinen' als professionele hosts!

Cindy Dezentjé - SER