Hoe overleef ik juni, de drukste event-maand van het jaar

Volgens Locatieonderzoek 2016 | 2017 organiseren alle event managers samen 19.000 (!) events per jaar. Gemiddeld zijn dat 27 events per opdrachtgever. Van deze 27 events wordt 15% in juni georganiseerd, dit is gemiddeld 4 events in deze maand! Dit maakt juni de drukste event-maand van het jaar. Ben jij er klaar voor? Hier zijn 5 handige event tips die je helpen in je voorbereiding.

1. Gebruik productivity tools

Maak gebruik van handige productivity tools om je dagelijkse bezigheden beter te organiseren, zoals: Slack, Trello, Hootsuite, Toggl & Canva. Begin wel op tijd met implementeren! Het duurt even voordat iedereen zich vertrouwd voelt met de nieuwe situatie. Introduceer de nieuwe tools daarom in de dalmaanden: in januari, februari of in juli en augustus is het vaak minder hectisch.  

2. Regel kleine dingen direct

Organiseer (en plan!) al je taken, van groot naar klein. Neem ook de kleinste (ogenschijnlijk minder belangrijke) taken mee in je planning. Stel niet uit, maar probeer vooral kleine taken direct op te pakken.

De stelregel: alles wat je binnen 2 minuten kunt regelen doe je meteen! Dus niet later je mail opruimen, maar meteen verslepen naar de juiste map. Niet later dat linkje toevoegen, maar onmiddellijk wanneer je ontdekt dat deze ontbreekt. Dit zorgt voor overzicht en meer ruimte in je hoofd.

3. Denk van tevoren na over logistieke zaken

Logistieke zaken moeten juist op tijd worden uitgedacht, ga na wat de meest effectieve manier is om bijvoorbeeld mensen in te checken op het evenement. Hoe regel je de badges? En wil je de on-site registratie zelf doen of schakel je liever een on-site registratiepartner in?

Stel jezelf deze vragen in de rustige periode - en zet deze zaken direct in gang uit zodat je in de piekperiode snel stappen kunt maken. Wil je weten hoe je een feilloze event registratie opzet in 5 stappen? Vind hier meer info over.

4. Neem voldoende rust

Events produceren kan stressvol zijn, er is zoveel te doen in een korte tijd! Toch betekent dat niet dat je werkdagen van 12 uur hoeft te maken. Zorg er juist voor dat je goed uitrust, zodat je de volgende dag scherp bent en efficiënt kunt werken. Vraag jezelf af wat het daadwerkelijk oplevert wanneer je dit ene taakje ‘nog snel even oppakt’. Tips: vergeet niet af en toe nee te zeggen en vraag tijdig om hulp!

5. Automatiseer zoveel mogelijk

Handmatige acties zijn zeer tijdrovend. Bij het organiseren van events valt hier behoorlijk wat winst te behalen. Waarom zou je handmatig uitnodigen versturen met Outlook en de aanmeldingen bijhouden in Excel, wanneer je dit ook kunt automatiseren?

Beperk het aantal verschillende systemen; informatie (handmatig) overzetten is foutgevoelig en neemt (onnodig) veel tijd in beslag. Probeer (event) software te zoeken die alle zaken combineert.

Conclusie

Na het lezen van deze 5 handige event tips weet jij als event manager precies hoe je je kunt voorbereiden op de drukste maand van het jaar. Door de juiste productivity tools te gebruiken en slim te plannen, kun je in korte tijd bergen werk verzetten en tegelijkertijd het overzicht bewaren. Zo wordt juni een echte topmaand en kun je echt genieten van alle events die je organiseert!

Wil je meer inspiratie? Download 1 van de Momice Whitepapers of lees onze blog: Hoe Amsterdam Marketing tot 75% van de tijd bespaart door Momice te gebruiken!

 

Bekijk alle Momice features