Welk event registratiesysteem past bij jou?

Registratie is een belangrijk onderdeel bij het organiseren van events. Er zijn tientallen aanbieders die (delen van) het registratieproces automatiseren, maar jij als event organisator wilt wel graag zelf controle, inzicht en overzicht houden. Hoe selecteer je de beste partij voor jouw organisatie? 

  • Controle: Zelf je event beheren en de content aanpassen.
  • Inzicht: Precies weten wie zich aan- en afgemeld heeft.
  • Overzicht: 1 registratiesysteem in plaats van diverse losse programma's.  

Welk type leverancier zoek je?

Iedere registratiepartner heeft een eigen specialiteit. We maken een onderscheid in de volgende 4 categorieën:

  • Event registratie partners
  • Event ticketingsoftware
  • On-site registratiepartners
  • Event Management Software

Hieronder vind je per categorie een aantal punten die je kunnen helpen bij het maken van je keuze.

Event registratie partners

Een (externe) registratiepartner biedt een service die jou het gehele registratietraject uit handen neemt: het versturen van de uitnodigingen, het opzetten van de registratiepagina, het bijhouden van de aan- en afmeldingen en in sommige gevallen ook de on-site registratie. Registratiepartners maken gebruik van eigen software, waar je als organisator geen toegang toe hebt.

 

  • (+) Je bent minder tijd kwijt aan het registratietraject.
  • (+) Het registratietraject is in handen van ervaren professionals.
  • (-) De kosten per event zijn hoog, daarom is deze optie minder geschikt voor kleine events.
  • (-) Je hebt minder overzicht en inzage in de status van je aanmeldingen.
  • (-) Je bent afhankelijk van de planning van de eventregistratie partner, hierdoor heb je veel minder controle over je event.
  • (-) Geen integratie met je CRM (dit betekent handmatige invoer of import en is daarmee foutgevoelig en tijdrovend).


Aanbieders:
 Event Assist, Halito, Momice, Aanmelder, Invitado, Eventler

Event ticketing software

Een ticketing partner biedt de mogelijkheid om tickets voor een event te verkopen via hun software.

  • (+) Voor betaalde events met eenduidige registratie is dit een eenvoudige, betaalbare oplossing.
  • (+) De websitepagina om tickets te verkopen is vaak eenvoudig te integreren in je eigen event website.

  • (-) Ticketing software is niet white label (dus niet aan te passen in de huisstijl van je event).
  • (-) Ticketing software biedt beperkte mogelijkheden voor het versturen van mailings, waardoor het lastiger wordt om deze twee elementen te integreren.

     

Aanbieders: YourTicketProvider, Paydro, Eventbrite

On-site registratiepartners

On-site registratiepartners richten zich op het het inchecken van de bezoekers op de dag van het event. Met scanners en printers maken zij het mogelijk om grote aantallen bezoekers soepel in te checken en te voorzien van een badge.

  • (+) Het is mogelijk om grote aantallen bezoekers moeiteloos in te checken.`
  • (-) Je betaalt zowel voor de apparatuur als voor de personele bezetting. Hierdoor is het voor kleinere events vaak al gauw (te) kostbaar.
  • (-) Geen automatische koppeling met je database (registratieoverzicht). In de meeste gevallen kan wel een handmatige export worden gedraaid.


Aanbieders:
 Summit, N200, Eventpartners

Event Management Software (EMS)

Event registratie is een belangrijk onderdeel van je events, maar voor vlekkeloze registratie heb je meer nodig dan alleen registratiesoftware. De kans dat je genodigde zich registreert voor je event wordt groter wanneer de rest van je eventcommunicatie goed in elkaar zit.

Event Management Software verbindt alle onderdelen van eventcommunicatie (Registratie, Mailings, Event Website, Enquête en Statistieken) met elkaar, zodat je efficiënter kunt werken. Zo hoef je niet meer met verschillende systemen te werken. Met andere woorden, als je slim kiest, dan geldt: 1+1=3.

Event Management Software wordt vaak aangeboden in de vorm van een online licentie, ook wel SaaS (Software as a Service). Als event organisator kun je zélf het complete event communicatie traject opzetten en beheren, zonder dat je software hoeft aan te schaffen en te installen. 

  • (+) 1 registratiesysteem voor al je event communicatie (Registratie, Email, Event Website, Enquête).
  • (+) 1 database voor alle gegevens.
  • (+) Altijd direct inzicht in statistieken en resultaten van je event.
  • (+) Mogelijkheid om alles zelf te beheren.

  • (-) Bij sommige (SaaS) aanbieders wordt de gebruiksvriendelijkheid minder, naarmate de trajecten complexer worden.
  • (-) Niet alle aanbieders zijn flexibel genoeg om oplossingen op maat te bieden, in het geval van complexe registratietrajecten.


Aanbieders:
 Momice, Cvent, E-touches, Azavista

Conclusie: Verdiep je in leveranciers

Bijna alle leveranciers van registratiesystemen zijn in te delen in de 4 bovenstaande categorieën. Bepaal vooraf waar jij behoefte aan hebt. Wil je alles uit handen geven of wil je zelf inzicht en controle houden? En werk je graag met met meerdere leveranciers of beheer je liever alle communicatie vanuit 1 registratiesysteem? Ga met diverse leveranciers in gesprek om te bepalen wat het beste bij jouw organisatie past.

In de blog: 'Waar moet je (nog meer) op letten bij event software?' krijg je een aantal tips die je helpen bij de uiteindelijke besluitvorming: prijsmodel, beveiliging van je data, features en support.

 

Bekijk alle Momice features