Welk event registratie systeem past bij jouw organisatie?

Welk event registratie systeem past bij jouw organisatie?

Event registratie is een belangrijk onderdeel bij het organiseren van evenementen. Er zijn tientallen aanbieders die (delen van) het registratieproces automatiseren, maar jij als event organisator wilt wel graag zelf controle, inzicht en overzicht houden. Hoe selecteer je de beste partij voor jouw organisatie?

  • Controle: Zelf je event beheren en de content aanpassen.
  • Inzicht: Precies weten wie zich aan- en afgemeld heeft.
  • Overzicht: 1 evenement registratie systeem in plaats van diverse losse programma's.  

 

Welk event registratie systeem zoek je?

Wanneer je op zoek gaat naar automatisering of ondersteuning van (een deel van) het registratieproces heb je 2 mogelijkheden: werken met externe partners of (eigen) software gebruiken.

De verschillende event registratie systemen zijn onder te verdelen in de volgende categorieën met elk een eigen specialiteit:

Een overzicht in event registratie systemen voor het bijhouden van aan- en afmeldingen 

Externe partners:

  • Event registratiepartners
  • On-site registratiepartners

 

Eigen event registratiesoftware:

  • Event ticket software
  • Event registratieformulier
  • Event Management Software

 

Hieronder vind je per categorie een aantal punten die je kunnen helpen bij het maken van je keuze.

Event registratiepartners

Een (externe) registratiepartner biedt een service die jou het gehele registratietraject uit handen neemt: het versturen van de uitnodigingen, het opzetten van de registratiepagina, het bijhouden van de aan- en afmeldingen en in sommige gevallen ook de on-site registratie. Externe registratiepartners maken gebruik van eigen software, waar je als organisator geen toegang toe hebt.

 

  • (+) Je bent minder tijd kwijt aan het registratietraject.
  • (+) Het registratietraject is in handen van ervaren professionals.

  • (-) De kosten per event zijn relatief hoog, daarom is deze optie minder geschikt voor kleine events.
  • (-) Je hebt minder overzicht en inzage in de status van je aanmeldingen.*
  • (-) Je bent afhankelijk van de planning van de event registratie partner, hierdoor heb je veel minder controle over je evenement.*
  • (-) Geen integratie met je CRM (dit betekent handmatige invoer of import en is daarmee foutgevoelig en tijdrovend). Sommige partners bieden wél deze integratie.*


Aanbieders:
 Event Assist, Halito, Momice (Agency), Aanmelder, Invitado, Eventler

On-site registratiepartners

Externe on-site registratiepartners richten zich op het het inchecken van de bezoekers op de dag van het event. Met scanners en printers maken zij het mogelijk om grote aantallen bezoekers soepel in te checken en te voorzien van een badge.

  • (+) Het is mogelijk om grote aantallen bezoekers moeiteloos in te checken.

  • (-) Je betaalt zowel voor de apparatuur als voor de personele bezetting. Hierdoor is het voor kleinere events vaak al gauw (te) kostbaar.
  • (-) Geen automatische koppeling met je database (registratieoverzicht). In de meeste gevallen kan wel een handmatige export worden gedraaid.

 

Aanbieders: Summit, N200, Eventpartners

 Wanneer je werkt met de event registratiesoftware van Momice, kun je ervoor zorgen om de registratie zelf in te richten - of om dit te laten verzorgen door Momice Agency. Lees hier hoe dit werkt voor jouw organisatie.

Event ticket software

Met event ticket software kun je tickets verkopen voor jouw events.

  • (+) Voor betaalde events met eenduidige registratie is dit een eenvoudige, betaalbare oplossing.
  • (+) De websitepagina om tickets te verkopen is vaak eenvoudig te integreren in je eigen event website.

  • (-) Niet alle ticket software is white label (dus niet aan te passen aan de huisstijl van je event). Houd hiermee rekening bij het kiezen.*
  • (-) Aparte ticket software biedt beperkte mogelijkheden voor het versturen van mailings, waardoor het lastig is om deze twee elementen aan elkaar te koppelen. Kies daarom voor geïntegreerde software.*

     

Aanbieders: YourTicketProvider, Momice, Paydro, Eventbrite

Event registratieformulier (en enquête tools)

Sommige event professionals kiezen ervoor om enkel een registratieformulier te maken met aparte online tools. Ook wordt het enquêteformulier vaak opgezet met aparte tools of software.

  • (+) Vaak eenvoudig en snel op te zetten en te embedden in een (event) website

 

  • (-) De software is niet altijd specifiek ontwikkeld voor event registratieof enquêtes en daardoor beperkt in mogelijkheden.*
  • (-) Vaak niet white label, dus in een andere stijl dan de rest van jouw event communicatie.*
  • (-) Stand-alone tools voor formulieren zijn niet gekoppeld aan genodigden- of aanwezigenlijsten, voor het selecteren voor de juiste doelgroep of mailing.*

 

Aanbieders: Momice, Google Forms, Typeform, Eventbrite, SurveyMonkey

Event Management Software (EMS)

Event registratie is een belangrijk onderdeel van je evenementen, maar voor vlekkeloze registratie heb je meer nodig dan alleen event registratie software. De kans dat je genodigde zich registreert voor je event wordt groter wanneer de rest van je event communicatie goed in elkaar zit.

Event Management Software  verbindt alle onderdelen van eventcommunicatie (Registratie, Mailings, Event Website, Tickets, Enquête en Statistieken) met elkaar, zodat je efficiënter kunt werken. Zo hoef je niet meer met verschillende systemen te werken, waardoor je tijd bespaart en minder fouten maakt. Met andere woorden, als je slim kiest, dan geldt: 1+1=3.

  • (+) 1 systeem voor al je event communicatie (Registratie, Email, Event Website, Tickets, Enquête).
  • (+) 1 up-to-date database voor met alle contactgegevens.
  • (+) Altijd direct inzicht in statistieken en resultaten (ROI) van je event.
  • (+) Mogelijkheid om alles zelf te beheren.
  • (-) Bij sommige (SaaS)* aanbieders laat de gebruiksvriendelijkheid te wensen over, naarmate de trajecten complexer worden.*
  • (-) Niet alle aanbieders zijn flexibel genoeg om oplossingen op maat te bieden, in het geval van complexe registratietrajecten.*


Aanbieders:
 Momice, Cvent, E-touches, Azavista

** Event Management Software wordt vaak aangeboden in de vorm van een online licentie, ook wel SaaS (Software as a Service). Als event organisator kun je zélf het complete event communicatie traject opzetten en beheren, zonder dat je software hoeft aan te schaffen en te installeren.

GDPR compliant event registratie software

Kijk niet alleen naar de functionele eisen, maar ga ook na of de organisatie GDPR (AVG) compliant is: gaan zij zorgvuldig met persoonsgegevens om en wat is hun beveiligingsbeleid?

Conclusie: Verdiep je in leveranciers

Bijna alle leveranciers van event registratie tools zijn in te delen in de 4 bovenstaande categorieën. Bepaal vooraf waar jij behoefte aan hebt. Wil je alles uit handen geven of wil je zelf inzicht en controle houden? En werk je graag met meerdere leveranciers of beheer je liever alle communicatie vanuit 1 event registratiesysteem? Ga met diverse leveranciers in gesprek om te bepalen wat het beste bij jouw organisatie past.

Ook hebben we onlangs de 'De ultieme gids over event registratie' geschreven, hierin vindt je alle voor- en nadelen van de event registratiesystemen nog overzichtelijker. 

 * Voor de punten gemarkeerd met een *, biedt Momice een slimme oplossing.

 

Download de event registratie white paper