In 3 stappen aan de slag met het #Eventcanvas

In 3 stappen aan de slag met het #Eventcanvas

Marga Groot Zwaaftink is oprichter van CommGres en al ruim 20 jaar actief in de eventbranche. Deze kennis deelt ze graag met anderen door trainingen te geven in de #EventCanvas methode en als gastdocent op Avans hogeschool. Voor Keer Diabetes 2 Om heeft zij regelmatig Momice ingezet voor haar events, in deze blog gaan we uitleggen hoe event software je kan ondersteunen bij deze methode.


Wat is Design Thinking?

Design Thinking ken je wellicht al: het is een methode waarbij het perspectief van de bezoeker centraal staat en een team op een creatieve manier tot snelle oplossingen komt. Het #EventCanvas past Design Thinking toe op events. In deze methode worden alle stakeholders - van event manager tot directeur -  betrokken en hun belangen verzameld. Deze verzameling belangen vormt de basis voor het uiteindelijke event concept. Zo voelen alle stakeholders zich ‘eigenaar’ van het concept - en dat draagt bij aan het succes van het event.

Design Thinking bestaat uit 3 fases: Change, Frame en Design. Door deze fases te doorlopen kom je uiteindelijk tot een goed concept.

 

  1. Change: wat zijn de houding en het gedrag van de bezoeker voor en na het event - en wat is er veranderd? Waarom hebben ze jouw event nodig en wat missen ze als ze er niet heen gaan? Wat weten ze na je event en wie hebben ze ontmoet?

 

  1. Frame: wat zijn de randvoorwaarden waarmee rekening gehouden moet worden bij het ontwikkelen van een concept. Vervolgens kijk je naar de praktische kaders waarin je moet werken. Een belangrijk kader is het financiële kader: je kijkt naar de kosten, maar ook naar de opbrengsten.

 

  1. Design: wat moeten de deelnemers beleven en leren om te zorgen dat de verandering gaat plaatsvinden. Let op: pas als je bovenstaande in kaart hebt gebracht, kijk je naar de invulling van je event.

 


Claim tijd voor je ontwerp

Je weet nu dus wat Change, Frame en Design zijn, maar hoeveel tijd besteed je nou daaraan? Stel je hebt een congres voor 200 deelnemers, dat 8 uur duurt, met reistijd komt dit neer op 10 uur per deelnemer. De totale tijdsinvestering van je deelnemers is daarmee 10 x 200 = 2.000 uur.

Neem de volgende maatstaf: investeer 1% van die tijd in het ontwikkelen van een concept dat aansluit bij de behoeften van je deelnemers.

 


Ken je doelgroep

Om een goed concept te ontwikkelen moet je goed weten voor wie het event is bedoeld. Veel organisatoren hebben de neiging om een nieuwjaarsreceptie te organiseren voor ‘iedereen’ en een algemene mail uit te sturen naar een lijst van 1.000 mensen. Het probleem is dat je je niet op ‘iedereen’ kunt richten, een event verliest hierdoor de persoonlijke touch. En zonder dat voelt men zich niet aangesproken als deelnemer.

 

Vraag jezelf af: voor wie is dit event nou echt? Probeer je verschillende doelgroepen zo specifiek mogelijk aan te spreken. Je doet dit door iedereen die mogelijk geïnteresseerd is in je event in te delen in groepen. Dit kan met een zogenaamde Stakeholder analyse. 

 

Stakeholderanalyse Eventcanvas

 

 

Heb je 5 verschillende doelgroepen; sales, marketing, directie, IT en HR. Spreek hen apart aan met een eigen mail, met hun tone-of-voice, die ingaat op hun specifieke behoeftes. Doe dit niet alleen op basis van hun rol, maar baseer je keuzes ook op voorgaande registratiekeuzes, type tickets (early-bird, regulier, partner of VIP) en op basis van welke workshops ze gaan volgen op jouw event.

Hoe ondersteunen Momice en EventCanvas elkaar?

Wat je met het EventCanvas hebt bepaald, kun je met Momice realiseren. De software van Momice kan een rol spelen in elke fase.

 

Change: Er wordt onder andere gekeken naar hun ‘pijn’, doelen en verwachtingen. Door gebruik te maken van een event enquête kun je goed voor- en achteraf meten welke doelstellingen zijn behaald en welke niet. Dit heeft invloed op hoe jij je event website en registratie gaat inrichten. Is het event alleen op uitnodiging of is de registratie open voor andere geïnteresseerde gasten?

 

Frame: Je bepaalt uit welke onderdelen je event moet bestaan en in welke volgorde je dit inplant. Zorg er dus voor dat je event website ruim op tijd live staat! Zodat je kan focussen op het inhoudelijke gedeelte van je event.

 

Design: In de software van Momice zie je exact hoe je het gedaan hebt: in de website, mail en enquêteresultaten wordt de beleving van de bezoekers hapklaar gepresenteerd. Hoeveel genodigden hebben zich geregistreerd voor het event na de mailing? Hoeveel tickets heb je verkocht? En wat is de NPS score van jouw event?


Conclusie

Merk je dat je toch niet zoveel reacties hebt ontvangen als verwacht? Ondanks het volgen van bovenstaande stappen? Gelukkig kan je altijd nog gedurende het communicatie-traject bijsturen! Doe dit alleen niet door af te wachten of weer een (te) algemene mail te sturen naar je genodigden. Maar test wat beter werkt: welke titel van mijn mail heeft de hoogste open rate?

 

In onze volgende blog 'Betaalde tickets verhogen je event ROI' geven we 3 redenen waarom een (kleine) bijdrage van je bezoekers kan bijdragen aan een beter event.

 

Download de event email white paper